Keakuratan dokumen bukan sekadar formalitas. Sedikit kesalahan saja bisa berujung pada barang tertahan di bandara, denda tak terduga, atau bahkan kerugian materi yang tidak kecil. Salah satu dokumen penting yang sering dianggap remeh adalah Airway Bill (AWB).
Airway Bill atau surat muatan udara merupakan dokumen yang memuat detail pengiriman barang lewat udara. Bagi Anda yang menjalankan bisnis ekspor-impor atau bergerak di industri logistik, kesalahan dalam pengisian AWB bisa merusak seluruh rantai pasok.
Di Indonesia, kasus seperti ini bukan hal yang langka. Proses yang masih banyak dilakukan manual, minim pelatihan staf, serta tekanan untuk bekerja cepat sering kali membuat pengisian AWB dilakukan terburu-buru. Padahal, satu huruf salah ketik saja bisa berakibat fatal.
Kenapa Airway Bill Itu Penting?
Airway Bill bukan cuma sekadar bukti pengiriman. Dokumen ini sekaligus berfungsi sebagai:
- Kontrak pengangkutan antara pengirim dan maskapai.
- Tanda terima barang oleh pihak pengangkut.
- Dokumen pelacakan yang digunakan oleh bea cukai, gudang, dan penerima.
Jika ada kesalahan dalam pengisian data, entah alamat yang tidak lengkap, jenis barang yang tidak spesifik, atau berat yang tidak sesuai maka proses pengiriman bisa terganggu. Biayanya pun tidak murah. Keterlambatan pengiriman bisa berarti kerugian penjualan, pelanggan kecewa, atau tambahan biaya storage di bandara.
Kesalahan Umum dalam Pengisian Airway Bill
Berikut adalah beberapa kesalahan paling sering ditemukan dalam pengisian Airway Bill yang wajib Anda hindari.
1. Informasi Pengirim dan Penerima Tidak Lengkap
Ini adalah kesalahan paling dasar namun sering terjadi. Nama perusahaan, alamat lengkap, nomor telepon, atau kode pos yang kurang tepat bisa membuat paket salah alamat atau tertunda dalam proses pengiriman.
Pastikan Anda selalu melakukan pengecekan ulang terhadap data pihak pengirim dan penerima sebelum mengirim AWB ke maskapai.
2. Salah Menulis Berat atau Volume Barang
AWB memuat informasi berat aktual (actual weight) dan berat volume (chargeable weight). Kesalahan dalam pengisian bisa menyebabkan perhitungan biaya jadi tidak akurat. Lebih parah lagi, barang bisa ditolak maskapai jika melebihi kapasitas maksimal.
3. Deskripsi Barang yang Terlalu Umum
Menulis "barang elektronik" atau "pakaian" tanpa detail spesifik bisa membuat barang tertahan oleh bea cukai. Bahkan, dalam kasus tertentu, barang bisa dianggap mencurigakan.
Gunakan deskripsi yang jelas seperti "headphone wireless merek X" atau "kaos katun pria, ukuran L".
4. Salah Menentukan Jenis Barang Berbahaya (Dangerous Goods)
Tidak semua orang sadar bahwa barang seperti baterai lithium, parfum, atau cat termasuk dalam kategori Dangerous Goods. Kesalahan dalam mendeklarasikan barang bisa menyebabkan denda, penyitaan barang, bahkan risiko keselamatan penerbangan.
5. Mengabaikan Kode Bandara (Airport Code)
Sering kali pengirim hanya menulis nama kota atau negara tanpa menyertakan kode bandara internasional (IATA code). Misalnya, Jakarta harus ditulis sebagai CGK (Soekarno-Hatta). Tanpa kode ini, barang bisa dikirim ke lokasi yang salah.
6. Tidak Mencantumkan Nomor Referensi Internal
Jika Anda mengelola banyak pengiriman dalam satu waktu, nomor referensi internal sangat penting untuk memudahkan pelacakan dan pencocokan dokumen. Tanpa ini, Anda bisa kerepotan saat ada kendala dalam pengiriman.
7. Mengisi Manual Tanpa Pengecekan Digital
Masih banyak pelaku bisnis yang mengisi AWB secara manual, entah lewat kertas atau file Excel. Risiko human error sangat besar, apalagi jika dilakukan terburu-buru.
Risiko yang Bisa Timbul Akibat Kesalahan AWB
Kesalahan-kesalahan tadi memang tampak kecil, tapi efeknya bisa sangat besar bagi bisnis Anda. Berikut beberapa risikonya:
1. Keterlambatan Pengiriman
Barang yang tertahan di bandara atau diperiksa bea cukai bisa tertunda berhari-hari, bahkan berminggu-minggu. Ini tentu merugikan terutama untuk barang yang bersifat urgent atau mudah rusak.
2. Tambahan Biaya Storage dan Handling
Semakin lama barang tertahan, semakin besar biaya penyimpanannya di bandara. Bahkan bisa lebih mahal dari ongkos kirimnya sendiri.
3. Kehilangan Barang atau Salah Kirim
Tanpa data yang tepat, barang bisa salah alamat atau bahkan hilang di jalur pengiriman. Mengklaim asuransi pun akan lebih sulit jika data di AWB tidak sesuai.
4. Denda dari Maskapai atau Bea Cukai
Kesalahan dalam mendeklarasikan barang, terutama jika berkaitan dengan Dangerous Goods, bisa mengakibatkan denda besar dan catatan buruk bagi perusahaan Anda.
Kesalahan dalam pengisian Airway Bill mungkin terdengar sepele, tapi dampaknya bisa besar sekali.
Sebagai pelaku bisnis yang ingin terus tumbuh, Anda perlu mulai memerhatikan hal-hal kecil yang berdampak besar dan pengisian dokumen logistik adalah salah satunya.