Diduga tidak tertib administrasi dan operator di DPRD Asahan hanya bermodalkan Copy - Paste serta pimpinan DPRD Asahan tidak jeli dalam menerbitkan surat undangan berujung fatal.
Pasalnya dalam surat yang ditandatangi oleh Wakil Ketua DPRD Asahan, Joko Panjaitan dengan nomor surat 400.14.6/0939/KOM"D"/DPRD/2025, tertanggal 10 Juni 2025, perihal undangan yang ditujukan kepada Sahat Hamonangan ada isi surat yang salah dan sangat fatal.
Dimana dalam isi surat tertulis perihal Laporan Perbuatan Kekerasan Seksual terhadap anak, sementara di dalam undangan yang akan digelar pada hari Senin, tanggal 16 Juni 2025, pukul 13.00 Wib di ruang Madani DPRD Kabupaten Asahan dengan acara permasalahan tanah yang diusahai masyarakat yang terletak di Jalan Ir. Sutami dan Jalan Pondok Indah Kelurahan Kisasan Barat, Asahan.
Terkait terbitnya surat tersebut, salah seorang aktivis pemuda Asahan, Yudi Afri menyebutkan bahwa beredarnya surat resmi undangan untuk RDP (Rapat Dengar Pendapat) tersebut diduga karena lemahnya sistem administrasi di DPRD Asahan.
"Ini sangat aneh bang, masa surat yang keredaksiannya salah begini langsung di tandatangani di stempel dan di kirim ke obyek yang dipanggil. Jadi disini kita menilai bahwa sistem administrasi surat menyurat di DPRD Asahan tidak sesuai prosedur dan tertib administrasi serta tanpa adanya proses seleksi dari bagian umum dan sekretaris dewan. Kita menduga surat ini langsung di naikkan ke Pimpinan dan tanpa di baca pimpinan langsung menandatangi surat dan ini merupakan kesalahan yang sepertinya sepele namun vatal" ujar Yudi.
Lebih lanjut Yudi memaparkan, biasanya setelah surat di ketik oleh operator, kemudian surat tersebut dinaikkan ke bagian umum dan di seleksi terlebih dahulu, kalau sudah benar baru di paraf lalu dinaikkan ke pimpinan.
"Kita menduga setelah di print, surat tersebut langsung dinaikkan ke pimpinan tanpa melalui proses surat menyurat sesuai SOP di DPRD Asahan dan diduga karena kelalaian dari pimpinan dan tanpa membaca isi surat, pimpinan langsung menandatangani surat tersebut" ujarnya.
Menyikapi hal tersebut, Ketua DPRD Asahan, Efi Irwansyah Pane saat di konfirmasi via saluran WhatsApp, Sabtu (14/6/2025) menyebutkan dirinya akan mengkonfirmasi Sekretaris Dewan (Sekwan) DPRD Asahan.
"Nanti saya konfirmasi Sekwan ya bang, karena ini tanggungjawab Sekwan" ujarnya.
Terpisah Sekretaris Dewan DPRD Asahan, Syahrul Tambunan saat dikonfirmasi via WhatsApp menyebutkan bahwa surat tersebut salah dan akan menarik surat tersebut.
"Wah, salah itu, kita akan tarik surat itu, inilah karena operator tidak teliti dan taunya copy paste. Memang kemarin komisi D banyak membuat surat undangan dan mungkin pimpinan komisi D kurang teliti sehingga langsung menandatangani surat tersebut. Masalah tertib administrasi surat menyurat, kami mengakui itu memang kesalahan kami dan kami akan menarik surat tersebut hari ini dan menerbitkan surat undangan yang baru" jawab Sekwan yang akrab disapa bang Caul Tambunan ini.
Sementara itu Wakil Ketua DPRD Asahan yang juga Ketua Komisi D, Joko Panjaitan saat dikonfirmasi melalui hubungan seluler tidak menjawab panggilan wartawan, meskipun ponselnya dalam keadaan aktif dan saat di konfirmasi via pesan WhatsApp tidak dibalas. (Nn)